Corporate blogging - hvilken nytte kan virksomheten ha?

Jeg jobber i et prosjekt som har som hovedmålsetning å slå sammen intranettene til mor- og datterselskap. Dette prosjektet vil jeg bruke som et relevant eksempel i forhold til hvilken nytte min virksomhet kan ha av blogging internt. Foreløpig har vi lite av erfaringer å vise til, men prosjektet har utarbeidet strategi, løsningsbeskrivelse, informasjonsarkitektur, interaksjonsdesign og grafisk design som beskriver hvordan intern blogging er tenkt løst. Jeg kan dessverre ikke vise til skisser og eksempler som er produsert i prosjektet. En del er ikke endelig besluttet, og jeg kan heller ikke offentliggjøre virksomhetens navn før løsningen er lansert.

Strategidokumentet for prosjektet forteller hva den nye løsningen skal være, og her er det definert at funksjonalitet som blogging skal tas i bruk.

Litt fra strategidokumentet

Både mor og datter har pr i dag hver sine intranett, og målsetningen med å slå sammen intranettene er følgende:

• Felles intranett skal gjøre det mulig å kommunisere enhetlig til alle ansatte i konsernet
• Felles intranett skal bidra til å bygge en sterkere felles kultur i konsernet
• Det nye intranettet skal ikke oppleves dårligere for brukerne enn dagens løsninger og skal inneholde noen få punkter som oppleves som reelle forbedringer i forhold til dagens portaler
  

Kommunikative utfordringer

Det har vært gjennomført en spørreundersøkelse i konsernet knyttet dagens intranett løsninger, og en del kommunikative utfordringer skiller seg ut :

• Det er skepsis knyttet til ledelsens kommunikasjon
• Det etterlyses ærlighet, åpenhet og realisme

Eksempel på fritekstsvar i spørreundersøkelsen kan være følgende:

” Vi savner objektivitet og ærlighet i kommunikasjonen. Ta saker i media på alvor med én gang de kommer, og la oss diskutere med stor takhøyde internt. Vær åpne, og si ting som de er. Belys aktuelle saker ved å dele deres kommentarer og syn.”

De kommunikative utfordringene skal bekjempes ved å ta i bruk følgende kommunikative virkemidler:

• Kommentere aktuelle saker raskest mulig, aller helst før de er kjent i media. Kommentaren skal være åpen og ærlig.
• Åpne for diskusjoner av aktuelle saker. Ledelsen bør delta i slike diskusjoner med jevne mellomrom.

Virksomhetens verdigrunnlag

Konsernet har et felles verdigrunnlag. Verdigrunnlaget bør ligge til grunn for kommunikasjon og samhandling både med egne ansatte og omverdenen, uansett kanal. Ikke alle omdømme- og adferdsverdiene er like relevante i en intranettsammenheng. Det er valgt ut et sett av de definerte verdiene som skal være førende for kommunikasjonen i Ansattportalen. Intranettet er én av kanalene som skal være en bærer av disse verdiene. Det er valgt ut et sett av de definerte verdiene som førende for kommunikasjonen i det nye intranettet:

Det skal alltid informeres på en åpen måte, også om saker av negativ karakter. Det skal være åpent for brukerne å gi tilbakemeldinger til avsender. Løsningen bør ha et forum for spørsmål og svar fra brukerne, som er tilgjengelig for alle.

Sikkerhet: Informasjonen må til enhver til være korrekt. Fokus på temaet sikkerhet i kommunikasjonen. Saker om sikkerhet får høy prioritet.

Punktlighet: Aktuelle saker skal være raskt ute. Faste saker (f. eks. Ukens leder) skal alltid publiseres til forventet tid.

Dette er bakgrunn for at konsernet i sin nye portal tar sikte på å tilrettelegge for kommentarer fra ansatte og åpen kommunikasjon mellom avsender og mottaker på virksomhetens intranettportal.

Litt om virksomheten

Min virksomhet er sammensatt av mange faggrupper. Mange jobber skift, og mange jobber med yrker hvor de til daglig ikke sitter foran en datamaskin, men har yrker som er direkte relatert til den daglig driften. Virksomheten har lagt til rette for at alle har tilgang til det administrative nettet med intranett og Outlook, men mange personer må dele på felles-PC’er. Dette innebærer utfordringer når ledelsen sier det er intranettet som skal være virksomhetens primære informasjonskanal internt.

Dagens løsning


Dagens intranett, forbeholdt vårt morselskap, er lagt opp på en slik måte at publisering av innhold kun er forbeholdt en forhåndsdefinert gruppe. Intranettet er både en nyhetskanal og en arbeidsflate hvor de ansatte kan ha sine egne lukkede samarbeidsrom, prosjektrom og diskusjonsforum. Selve innholdet i nyhetskanalen er styrt av redaktørene, og spesielt førstesiden er håndtert av konsernet med hovedkontor i Oslo. Konsernet har opptil 50 lokasjoner spredt rundt i hele landet, og det er vanskelig å motivere den enkelte lokasjon til å holde sin lokasjons førsteside oppdatert. Det er ikke lagt til rette for kommentarer eller andre innspill fra ansatte verken med tanke på publiseringstilgang eller opplæring. De ansatte blir på en måte ikke motivert til å komme med innspill og innhold til verken konsernets førsteside eller hver lokasjon sin førsteside.


Mye av innholdet er styrt av konsernet, og det er få av de ansatte som kan komme med nyhetssaker. De er ikke vant til å dele sin informasjon og kunnskap med andre. Når ansatte ikke har muligheten til å publisere selv engang, er det ikke noe rart at intranettet oppfattes som kun en enveis-kommunikasjonskanal. I tillegg er terskelen for å publisere innhold høyt. Det kan oppfattes som vanskelig å publisere innhold rent teknisk. Det er heller ikke lagt til rette for oppslagstave for de ansatte som kan være med på å bidra til en lavere terskel for å skrive innhold.

Jeg jobber i datterselskapet som har et litt annet type intranett i dagens løsning. Det er kun en nyhetskanal, men uten mulighet for samarbeidsrom og prosjektrom. Her er det for øvrig lagt til rette for at alle ansatte skal ha mulighet til å publisere innhold både til oppslagstavle (kjøp, salg, til leie, gratulasjoner og hilsninger) samt saker som omhandler velferd, fritid og generelle nyhetssaker.

Saker til førstesiden må godkjennes av vår redaktør. I forbindelse med dette prosjektet for 4 år siden ønsket vi å legge til rette for at alle skulle kunne publisere. Vi ville stramme inn dersom det ble et problem. Dette ble positivt tatt i mot, og det har aldri vært et problem at intranettet vårt har vært åpent for publisering fra alle ansatte. Vi har egne retningslinjer som redaktørene kan ta i bruk dersom det er tvilstilfeller.



Hva vil vi oppnå med blogg-funksjonalitet i virksomheten?

I den nye felles løsningen for disse 2 virksomhetene, skal det videreføres dette med at alle skal kunne publisere og komme med innspill til innhold. Vi kommer ikke til å benytte begrepet publisere, men sier heller at alle ansatte skal kunne skrive innhold til web.



Motivere alle til å dele informasjon med andre
Det at alle ansatte skal ha mulighet til å skrive innhold til den nye portalen, skal markedsføres underveis i prosjektfasen. Samtidig skal det gjennomføres kurs i den nye funksjonaliteten. Dvs vi tilrettelegger for at alle skal bidra med innspill, nyheter, intervjuer, reportasjer, bildergallerier, oppslagstavler slik at vi oppnår et ennå mer levende intranett enn dagens to løsninger til sammen.



Motivere til toveis-kommunikasjon
Samtidig tilrettelegges det for blogg og toveis-kommunikasjon i den nye løsningen. Vi kommer til å tilrettelegge for at ansatte i virksomheten skal kunne komme med kommentarer på lederartikler, nyhetsartikler, artikler i mediebildet, saker relatert til velferd og fritid osv. Men, samtidig vil vi gi den som skriver muligheten til å slå av eller på denne funksjonaliteten. Det vil si at det er ikke alle saker som vil være mulig å kommentere. Dette er et valg vi ønsker å gi til den som skriver saken.



Ansvarliggjøring
Alle som kommenterer en sak, underskriver saken med sitt navn og arbeidssted. De ansatte etterlyser åpenhet og ærlighet i organisasjonen. Jeg mener at dersom man skal kunne diskutere med stor takhøyde internt, kan ikke dette gjøres anonymt. Dersom prosjektet legger til rette for at kommentarer via blogg-funksjonaliteten gjøres anonymt, vil usaklige og useriøse kommentarer lanseres på portalens førsteside. Dette kan vi ikke tillate. Samtidig vil anonyme tilbakemeldinger kunne bidra til at flere kommer med tilbakemeldinger. Men, her er det viktigste at hver enkelt ansvarliggjøres. Vi bør ikke undervurdere våre brukere, men tilrettelegge for at skal ha mulighet til å gi sin tilbakemelding.

Veien videre


Prosjektet er pr i dag i gjennomføringsfasen. Vi har ingen erfaringer i hvordan den nye løsningen vil fungere. Mye arbeid og kartlegging er foretatt i forkant. Konklusjonen er at en ny felles portal som tilrettelegger for 2-veis kommunikasjon spesielt mellom ledelse og ansatte, kan føre til en sterkere felles kultur i konsernet.

Tilbake